Endring av proformafaktura

Introduksjon

• Denne artikkelen presenterer metoden for å endre dataene som er angitt på ubetalte proformafakturaer;

Krav

• Hostico kundeaccount;
• Ubetalt proformafaktura;
  En gyldig underleverandør;

Trinn

• Endringer av proformafakturaer kan kun gjøres hvis brukeren er logget inn på Hostico-kundeaccountet og har en gyldig underkontakt;
• Hvis du møter vanskeligheter med å få tilgang til Hostico-klientkontoen, kan du konsultere artikkelen: Autentisering (Innlogging) i Hostico klientkonto;
• Etter å ha logget inn på kontoen, gå til Finans seksjonen;
• På den åpne siden vil alle fakturaer som finnes i kontoen bli vist. Naviger til proformafakturaen som du ønsker å endre dataene for, og klikk på proforma-koden (f.eks. 255366);

• I det åpne vinduet vil de nåværende dataene som brukes på proformanivå bli vist, sammen med de tilsvarende beløpene;
• Fra her, få tilgang til Rediger betalingsinformasjon-seksjonen, på høyre side av skjermen;
  Vi vil velge underkontakten som vi ønsker å endre fakturaen for, og deretter bekrefte prosessen med JA-knappen;

• Dersom du ikke har en underkontakt i kundeaccounten, vil en melding vises som varsler deg om dette. For å legge til en ekstra underkontakt, klikk på Ny Kontakt;

• Fyll ut alle feltene riktig og velg de tillatelsene du ønsker å gi underkontakten. Hvis du ikke ønsker å gi ytterligere tillatelser og underkontakten bare skal brukes til å endre fremtidige fakturaer, er det ikke nødvendig å krysse av boksene på siden.

• Viktig! - I tilfelle av nye underkontakter (som ikke har blitt brukt for fakturering før), er datamodifikasjonen ikke umiddelbar, og en melding vil bli vist i denne forbindelse. Salgsavdelingen vil verifisere den innsendte forespørselen og godkjenne underkontakten for fakturering, så fremtidige forespørselen om modifikasjoner på disse underkontaktene vil bli automatisk godkjent.
• Dersom dataene som er angitt i underkontakten ikke er korrekte/reelle, vil de ikke bli validert og kan derfor ikke brukes til fakturering. I disse tilfellene er det nødvendig å oppdatere de angitte dataene.
• Gyldige underkontakter kan identifiseres med merket:
  
• Hvis du trenger tilleggsinformasjon om å legge til eller administrere en underkontakt, anbefaler vi å konsultere artikkelen: Legge til en underkontakt

Merk

• Vennligst sørg for at dataene som er lagt inn for underkontakten er korrekte og i samsvar med virkeligheten. Hostico vil bare godkjenne kontakter som har reelle, identifiserbare data, men påtar seg ikke ansvar dersom fakturaen ble utstedt med feil data på grunn av inntasting av feil informasjon;
• Endring av dataene i en proforma betyr ikke implicit at fakturaen utstedes basert på disse dataene. Du må sørge for at betalingen skjer i navnet til selskapet som er oppført på proformafakturaen. For nåværende betalingsmetoder betyr dette:
  1. Bankoverføring - Navnet og CUI til selskapet må spesifiseres av betaleren eller i bunnteksten under betalerens detaljer;
  2. Kredittkort - Med denne betalingsmetoden kan ikke betaleren direkte identifiseres, og fakturaen vil bli utstedt direkte basert på dataene som finnes i proformaen.
• Modifikasjonen av pro formaer kan utføres flere ganger; hvis underkontrakten opprinnelig ble fylt ut feil, kan den revideres og prosedyren forespurt på nytt;
• På tidspunktet for generering av en underkontrakt, er ikke alle felt obligatoriske. I tilfelle av enkeltpersoner, trenger ikke firmanavnet og foretaksregisternummeret å fylles ut;
• Dersom de angitte dataene ikke er tilstrekkelige for å identifisere betaleren, vil fakturaen automatisk bli endret tilbake til dataene fra Hostico-kontoen;
• I tilfelle av enkeltpersoner er CNP obligatorisk.